Как оформить штатное расписание или ввести в него новую должность

Образец штатного расписания см. в руб­рике «Правильный документ» на с. 31 журнала.

Образец изменений в штатное расписание см. в руб­рике «Правильный документ» на с. 31 журнала.

Чем полезна:

объясняет, на какие правовые нормы следует опереться при составлении штатного расписания или внесении в него новой должности.

Требования к наличию штатного расписания

Любое лицо, являющееся нанимателем, будь то организация или индивидуальный предприниматель, нанявший работников, должно иметь и вести штатное расписание. Штатное расписание является одним из локальных правовых актов организации, которым регулируются организация и учет труда работников, а также трудовой распорядок (ст. 194 ТК).

Заключая трудовой договор или контракт с новым работником, наниматель обязан закрепить его должностную функцию и квалификацию согласно законодательству, режим и распорядок работы, а также оплату его труда. Должность работника и соответствующая квалификация вносятся в трудовой договор в соответствии со штатным расписанием (абзац 17 части первой ст. 1 ТК).

Таким образом, штатное расписание – это внутренний документ организации или ИП, который содержит информацию о перечне штатных единиц с указанием их количества, профессиях рабочих (должностях служащих), размерах тарифных ставок (окладов) и иных стимулирующих выплатах и повышениях тарифных окладов (ставок), установленных решением нанимателя.

Форма штатного расписания

Типовая форма штатного расписания законодательством не установлена. Для некоторых государственных органов такая форма определена (см., например, постановление Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2018 № 203 «О порядке и условиях создания структурных подразделений в государственных органах и штатном расписании отдельных государственных органов»).

Для негосударственных коммерческих организаций законо­дательством не установлены ни типовая, ни примерная формы штатного расписания, равно как и не указан перечень сведений, которые должны быть отражены в нем. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно разработать форму штатного расписания и утвердить приказом руководителя, заверив ее подписью и печатью (если использование печати предусмот­рено в организации).

Вместе с тем при формировании штатного расписания уполно­моченное должностное лицо организации или индивидуальный предприниматель все же должны руководствоваться нормами законо­дательства. Так, из норм следует, что в штатном расписании должны содержаться список наименований должностей и профессий, количество штатных единиц и размер тарифной ставки (оклада). При определении наименований должностей следует придерживаться ОКРБ 014-2017 «Занятия», а также ЕКСД и ЕТКС. При определении численности подразделений рекомендуется учитывать нормы п. 10 Общих положений ЕКСД. В отношении реквизитов и порядка утверждения штатного расписания нужно руководствоваться Инструкцией по делопроизводству.

Утвердив форму, организация имеет право вести штатное расписание в электронном виде, однако только при наличии бумажного оригинала. Ведение исключительно в электронном виде, равно как и внесение изменений в штатное расписание в электронной форме, не допускается.

Внесение изменений в штатное расписание при приеме на работу нового сотрудника или при введении новой должности

Ввести новую должность в штатное расписание возможно путем издания приказа нанимателя о введении новой штатной единицы и утверждения новой редакции штатного расписания.

Приказ о введении новой должности в штатное расписание и утверждении его новой редакции по поручению руководителя может быть разработан юристами, секретарем или работником кадрового отдела организации.

Если все основные моменты по новому сотруднику согласованы, то достаточно подготовки приказа о внесении изменений в штатное расписание. Его текст может быть примерно таким:

«ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в действующее штатное расписание 0,5 (ноль целых пять десятых) штатной единицы специалиста по работе с клиентами.

2. Утвердить и ввести в действие с 30 апреля 2020 г. штатное расписание ООО «Организация» в количестве 54,75 штатной единицы».

После издания соответствующего приказа и на основании трудового договора, заключаемого с работником, а также правил внутреннего трудового распорядка и иных документов нанимателя соответству­ющая штатная единица вносится в штатное расписание. Рекомендуем печатную версию документа хранить вместе с предыдущими редакциями штатного расписания на случай необходимости оперативного представления сведений или выписки из штатного расписания.

В самом приказе также можно прописать размер тарифного оклада (ставки) и различные надбавки – внесение такой информации не запрещается. В этом случае текст приказа может выглядеть следующим образом:

«ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в действующее штатное расписание 0,5 (ноль целых пять десятых) штатной единицы специалиста по работе с клиентами, тарифный оклад – 900 (девятьсот) рублей, надбавка за сложность и напряженность – 20 %, надбавка за характер и специфику труда – 15 %.

2. Утвердить и ввести в действие с 30 апреля 2020 г. штатное расписание ООО «Организация» в количестве 54,75 штатной единицы».

Обратите внимание!

Все надбавки устанавливаются в соответствии с Положением об оплате труда, действующим в организации.

Когда организация имеет большой штат работников, помимо приказа может понадобиться обоснование необходимости включения новой должности в штатное расписание и принятия соответствующего сотрудника.

Пример

В отделе по работе с клиентами количество входящих клиентских заявок повысилось на 80 %. В связи с этим стало недостаточно числа работающих сотрудников для эффективной обработки заказов. Руководитель отдела, понимая необходимость привлечения новой штатной единицы, подготовил соответствующую аналитическую записку, где обосновал потребность компании в дополнительном специалисте.

Руководитель организации после изучения данного служебного документа наложил резолюцию с согласием принять нового сотрудника, дав таким образом свое согласие и на внесение новой единицы в штатное расписание.

После этого кадровая служба подготовила приказ на внесение изменений в штатное расписание.

Дифференциация размера оплаты труда осуществляется в зависимости от сложности и напряженности труда, его условий, уровня квалификации работников (часть четвертая ст. 63 ТК). Именно это положение дает нанимателю право устанавливать разные оклады для работников, занятых на одной и той же должности, но выполняющих разный объем работы или осуществляющих дополнительные функции. При этом в наименование должности можно добавлять такие понятия, как «старший», «младший», «помощник», «главный» и т.д. Таким образом, у нанимателя имеется возможность разграничить работников по уровню профессиональной квалификации и в зависимости от этого дифференцировать уровень оплаты труда. Однако не стоит забывать, что такое различие должно подтверждаться и уровнем задач и компетенций, поручаемых работнику по трудовому договору (конт­ракту) и должностной инструкции.

Справочно:

штатное расписание составляется должностным лицом, уполномоченным нанимателем, чаще всего экономистом по труду. Если в организации нет экономиста, то такая обязанность может быть возложена на заместителя директора, главного бухгалтера, юрисконсульта или иное уполномоченное нанимателем лицо.

Обратите внимание!

Если в штатном расписании числятся или вносятся несколько штатных единиц по одной должности, то для них должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Такое требование вытекает из ст. 14 ТК о запрете дискриминации.

Наименования производных должностей («ведущий», «старший») могут применяться при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет функциональное, координационное или методическое руководство подчиненными ему исполнителями либо на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецеле­сообразности создания отдельного структурного подразделения) (часть вторая п. 5 Общих положений ЕКСД).

Помните, что все изменения, вносимые в штатное расписание организации, являются его неотъемлемой частью, поэтому в соответствии с законодательством их следует хранить в течение 10 лет (для негосударственных организаций).

Справочно:

для работников может быть предусмотрена надбавка к тарифной ставке (тарифному окладу) в размере не более 50 % оклада (п. 3 части первой ст. 261­-1 ТК).

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК)

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 014­2017 «Занятия», утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33 (ОКРБ 014­2017 «Занятия»)

Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (Общие положения ЕКСД)

Общие положения Единого тарифно­квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34 (ЕТКС)

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Рес­публики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству)