Как быстро и правильно оформить изменение места нахождения юридического лица

Все изменения готовятся долго, а наступают неожиданно. Так же неожиданно может возникнуть и необходимость смены юридического адреса. Помимо переезда офиса, что само по себе равно пожару, мы сталкиваемся еще и с проблемой переоформления бумаг. Как сделать это оперативно и правильно, чтобы не нарушить какие-либо предписания законодательства?

В этой ситуации главное – не нарушить 2 правила:

Нарушение этих правил может повлечь административную ответственность в отношении руководителя или должностного лица организации, о чем будет сказано ниже. Рекомендуем нижеприведенную последовательность действий:

Шаг 1. В течение 2 недель с момента смены юридического адреса уведомляем уполномоченные государственные органы.

Шаг 2. В течение месяца вносим изменения в документы.

Шаг 3. В течение месяца рассылаем сообщения своим контрагентам и партнерам.

Рассмотрим пошаговые действия более подробно.

Уведомляем государственные органы

1. В первую очередь следует уведомить ФСЗН. Для уведомления этого органа законодательством установлен самый короткий срок – 5 дней со дня принятия решения об изменении места нахождения (абз. 10 п. 26 Положения об уплате страховых взносов).

Документ:

Положение об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 40 (далее – Положение об уплате страховых взносов).

Обратите внимание!

Днем принятия решения об изменении места нахождения может быть дата проведения собрания учредителей, принятия решения правлением, издания приказа директора и др. Если подобные предварительные решения не принимались, то таким днем может считаться дата подписания договора аренды нового помещения или иной аналогичный документ, который удостоверяет право организации на пользование новым помещением.

2. Далее в течение 10 рабочих дней с даты изменения места нахождения юридического лица необходимо уведомить государственный орган, который проводил государственную регистрацию этого юридического лица (п. 21 Положения о госрегистрации), и налоговую инспекцию, в которой организация состоит на учете (подп. 1.9.5 п. 1 ст. 22 НК).

Документ:

Положение о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденное Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 (далее – Положение о госрегистрации).

Документ:

Налоговый кодекс Республики Беларусь (Общая часть) (далее – НК).

3. В течение 1 месяца с даты изменения места нахождения юридического лица следует уведомить отделение Белгосстраха по месту постановки на учет (п. 16 Положения о регистрации страхователей).

Документ:

Положение о регистрации (перерегистрации) на Белорусском республиканском унитарном страховом предприятии «Белгосстрах» страхователей по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1294 (далее – Положение о регистрации страхователей).

4. Если организация в момент смены места нахождения участвует в судебном разбирательстве, она обязана сообщить об этом суду во время производства по делу (ст. 143 ХПК, ст. 147 ГПК). Срок такого уведомления не установлен, но организация сама должна быть заинтересована в максимально быстром извещении, поскольку процессуальные документы посылаются по последнему известному суду адресу и считаются доставленными, даже если адресат отсутствует.

Документ:

Хозяйственный процессуальный кодекс Республики Беларусь (далее – ХПК).

Документ:

Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь (далее – ГПК).

Обратите внимание!

Обычно государственный орган уведомляется простым письмом произвольной формы.  Для уведомления органа, проводившего государственную регистрацию юридического лица, предусмотрен специальный бланк (его можно найти на сайте Минюста www.minjust.by).

Для чего уведомляем?

Своевременное уведомление позволит избежать административной ответственности, предусмотренной за непредставление должностным или иным уполномоченным лицом в установленные сроки документов, в размере от 4 до 20 базовых величин (ст. 23.16 КоАП).

Документ:

Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).

Вносим изменения в документы

1. В первую очередь следует внести изменения в Устав организации (учредительный договор, если он есть). Место нахождения юридического лица указывается в уставе либо учредительном договоре, поэтому если организация не сделает этого, то содержание ее учредительных документов не будет соответствовать требованиям ГК (ст. 48 ГК).

Обратите внимание!

Положение о госрегистрации не содержит требования об обязательной регистрации изменений и дополнений в устав, связанных со сменой места нахождения, поэтому зарегистрировать такое изменение можно будет тогда, когда возникнет необходимость по каким-то причинам перерегистрировать устав.

2. Если организация осуществляет какой-либо вид деятельности на основе лицензии, то необходимо внести сведения о новом адресе в нее. Следует в месячный срок обратиться в соответствующий лицензирующий орган для внесения изменений и (или) дополнений в лицензию (п. 66 Положения о лицензировании).

Обратите внимание!

Месячный срок исчисляется со дня направления в регистрирующий орган уведомления об изменении местонахождения лицензиата – юридического лица.

Документ:

Положение о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 01.09.2010 № 450 (далее – Положение о лицензировании).

3. Если организация имеет сертификаты продукции (работ, услуг), подтверждающие принадлежность к продукции собственного производства, то необходимо в течение 30 дней со дня изменения места нахождения подать соответствующее уведомление в Белорусскую торгово-промышленную палату (п. 12 Положения о выдаче сертификатов).

Документ:

Положение о порядке выдачи сертификатов продукции (работ, услуг) собственного производства, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.10.2010 № 1520 (далее – Положение о выдаче сертификатов).

Уведомляем партнеров и контрагентов по договорам

Данная процедура не обязательна, поскольку не закреплена законодательством, но мы настойчиво рекомендуем это сделать по следующим причинам. Во-первых, юридический адрес является частью платежных реквизитов, поэтому правильное их указание влияет на правильность платежа. Во-вторых, договорные обязательства предполагают направление документов по адресу организации, доставку товара или иных предметов, поэтому в случае смены адреса организация рискует не получить такие документы или товары. В-третьих, претензия или иные аналогичные документы посылаются по месту нахождения должника, при этом отсутствие ответа на претензию не является препятствием для обращения в суд. Таким образом, юридическое лицо, не уведомив своего кредитора о смене юридического адреса, лишается возможности ознакомиться с претензией и вообще узнать о содержании требований и ответить на них.

Юлия Кудрявец, юрист