Исправление ошибки в трудовой книжке

Неопытный помощник юриста несколько раз делала ошибки в документах, которые исправляла от руки, заверяла записью «Исправленному верить» и ставила свою подпись.

Есть ли правила, предусматривающие порядок внесения исправлений? Какие ошибки можно исправлять в документах, а какие нельзя?

Единого правила нет. Ниже изложено, как исправлять ошибки.

Законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства не предусматривает единых правил исправления ошибок, допущенных в официальных документах. Такие требования содержатся, как правило, в нормативных правовых актах, регламентирующих порядок составления и оформления отдельных видов документов: бухгалтерских, регистрационных, статистических и т.д. Так, Инструкция № 40 устанавливает порядок исправления (дополнения) записей, внесенных в трудовые книжки работников, а способ внесения исправлений в первичные учетные документы определен Инструкцией № 196 и т.д.

Инструкция по делопроизводству определяет порядок редактирования только одного реквизита – подписи. Так, в реквизите «Подпись» не допускается использование предлога «за» или косой черты (знака «/») перед наименованием должности лица, подписавшего документ (часть 13 п. 57 Инструкции по делопроизводству).

Когда в реквизите «Подпись» проекта документа указана должность, инициалы и фамилия одного должностного лица, а документ необходимо подписать другому, поступить можно одним из следующих способов:

– перепечатать проект (последний лист проекта) документа с указанием фактической должности лица, уполномоченного подписать документ, его инициалов и фамилии;

– исправить наименование должности, инициалы и фамилию лица, подписывающего документ, на фактические в подготовленном проекте документа.

Использование второго способа оправдано в случае, когда проектом документа пройдены все необходимые этапы согласования (визирования) и его перепечатка приведет к необходимости переоформления ранее собранных виз.

Обратите внимание! Наименование должности и расшифровка подписи могут быть исправлены как рукописным способом, так и с использованием технических средств. Дополнительного удостоверения (приложения печати и др.) исправления должности и расшифровки подписи в реквизите «Подпись» не требуется.

Как уже было отмечено, Инструкция по делопроизводству не содержит норм, регламентирующих правила исправления ошибок, допущенных в тексте документов. Вместе с тем, исходя из практики документирования, целесообразно использовать один из следующих способов исправления ошибок, обнаруженных в тексте документа:

– подготовить новый документ в том же порядке, как и при оформлении первоначального текста (с той же датой и регистрационным номером) со всеми исправленными ошибками;

– подготовить дополнительный документ с изложением исправлений (изменений, уточнений), которые должны быть внесены в текст первоначального документа.

Документы:

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (Инструкция № 40).

Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (Инструкция № 196).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).