Государственные закупки: особенности их осуществления заказчиками, имеющими обособленные подразделения

Многие организации, использующие при приобретении товаров (работ, услуг) финансовые ресурсы республиканского, местных бюджетов и (или) государственных внебюджетных фондов (далее – бюджетные средства), имеют в своем составе обособленные подразделения. Организационные вопросы осуществления государственных закупок такими заказчиками имеют свою специфику и являются достаточно актуальными.

Заказчик, имеющий обособленное подразделение

Сразу же хотим обратить внимание на определение заказчика, данное в Законе о госзакупках: заказчик – это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, являющиеся получателями бюджетных средств и (или) средств государственных внебюджетных фондов для приобретения товаров (работ, услуг) и осуществляющие такое приобретение, в т.ч. через обособленное подразделение юридического лица (включая филиал либо представительство), уполномоченное руководителем этого юридического лица на приобретение товаров (работ, услуг) за счет бюджетных средств и (или) средств государственных внебюджетных фондов от его имени (абзац четвертый ст. 1 Закона о госзакупках). В связи с этим особенно подчеркиваем, что в качестве заказчика при осуществлении государственных закупок могут выступать только юридическое лицо и индивидуальный предприниматель, который сам либо через свое обособленное подразделение может осуществлять приобретение товаров (работ, услуг) за счет бюджетных средств*.

Таким образом, заказчиком при осуществлении государственных закупок является юридическое лицо в целом, включая его обособленные подразделения. Заказчикам, имеющим обособленные подразделения, следует учитывать это нормативное установление на всех этапах своей деятельности, связанной с организацией осуществления государственных закупок.

Документ:

Закон Республики Беларусь от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)» (далее – Закон о госзакупках).

Годовой план государственных закупок

Первым и обязательным этапом для любого заказчика является утверждение годового плана государственных закупок и его размещение на официальном сайте:

– до 8 марта текущего года – в общем порядке (часть первая п. 2 ст. 18 Закона о госзакупках);

– в месячный срок после выделения финансирования – в случае выделения финансирования после срока, указанного в предыдущем абзаце (абзац второй части второй п. 10 Положения об информации).

Здесь отметим, что в целом законодательство о государственных закупках допускает различные подходы к организации закупок заказчиками, имеющими обособленные подразделения, о чем будет сказано ниже. Но в отношении годового плана государственных закупок законодательство однозначно: заказчик должен иметь единый годовой план закупок, учитывающий планируемые государственные закупки для обеспечения всех его обособленных подразделений.

Документ:

Положение о порядке размещения информации о государственных закупках и актов законодательства о государственных закупках на официальном сайте, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.08.2012 № 778 (далее – Положение об информации).

Обособленные подразделения заказчика

Обособленные подразделения согласно отечественному законодательству подразделяются на представительства и филиалы. Оба эти вида не имеют самостоятельного статуса юридического лица и расположены вне места нахождения головной организации (ст. 51 ГК).

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Условно можно выделить 2 основных типа деятельности представительств и филиалов юридических лиц, от организационно-производственной специфики которых зависят и подходы к организации осуществления государственных закупок товаров (работ, услуг):

1) осуществляющие отличные друг от друга направления хозяйственной деятельности создавшей их организации;

2) осуществляющие одинаковые функции, но на различных закрепленных за ними территориях (в разных городских поселениях, районах или даже областях).

Подразделения, осуществляющие различные направления деятельности головной организации

Ряд организаций имеют в своем составе обособленные подразделения, осуществляющие отличные друг от друга направления деятельности данной организации. При получении бюджетных средств на обеспечение деятельности таких обособленных подразделений у заказчика возникает необходимость регулярного осуществления государственных закупок неоднородных товаров (работ, услуг).

Выделим специфические особенности формирования комиссии и осуществления закупок таким типом заказчиков.

Во-первых, при решении вопроса о количестве формируемых комиссий для государственных закупок в подобных организациях в качестве основных критериев необходимо учитывать следующие:

– территориальное расположение обособленных подразделений;

– общее количество проводимых процедур государственных закупок;

– наличие в головной организации «специалистов в области предмета государственной закупки» по всем планируемым государственным закупкам с учетом необходимости ротации*, предусмотренной п. 2 ст. 19 Закона о госзакупках.

Справочно:

приостановление действия требования о ротации истекает 1 января 2016 г. (подп. 2.3 п. 2 и п. 3 Указа Президента Республики Беларусь от 31.12.2013 № 590 «О некоторых вопросах государственных закупок товаров (работ, услуг)»).

Если обособленные подразделения и «головной аппарат» организации территориально разобщены (находятся в разных населенных пунктах), государственные закупки неоднородных товаров (работ, услуг) проводятся достаточно часто, а специалисты в области предметов различных закупок работают только в соответствующих обособленных подразделениях, то формирование единой комиссии приведет к необходимости частого командирования таких специалистов для участия в ее заседаниях и соответственно росту непроизводительных расходов.

Лучшим выходом является формирование в каждом таком подразделении самостоятельной комиссии с правом организации и проведения государственных закупок соответствующих товаров (работ, услуг).

Во-вторых, законодательство содержит требование о том, что состав комиссии утверждается локальным нормативным правовым актом, в котором также определяются задачи комиссии и предоставляются полномочия для выполнения этих задач (часть вторая п. 5 Положения о комиссии). С учетом данного требования решение о формировании таких комиссий может быть оформлено 2 способами:

– руководитель заказчика (или уполномоченное им должностное лицо) по представлению обособленного подразделения утверждает составы комиссий из числа работников этих подразделений и определяет конкретные товары (работы, услуги), организация и осуществление закупок которых будут относиться к компетенции каждой комиссии;

– руководитель заказчика наделяет руководителей соответствующих обособленных подразделений (или их заместителей) полномочиями на утверждение составов комиссий, формируемых в этих подразделениях, определение их задач, предоставление комиссиям полномочий для выполнения этих задач, выдачу им письменных заданий и поручений, утверждение регламентов их работы. Иными словами, руководитель заказчика может уполномочить нескольких должностных лиц организации, в т.ч. руководителей обособленных подразделений (их заместителей), на принятие решений, предусмотренных п. 5 и частями первой и третьей п. 16 Положения о комиссии, с ограничением полномочий каждого такого должностного лица конкретными видами закупаемых товаров (работ, услуг).

Документ:

Положение о комиссии, создаваемой заказчиком (организатором) при организации и проведении открытых конкурсов, закрытых конкурсов, электронных аукционов или процедур запроса ценовых предложений, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.08.2012 № 778 (далее – Положение о комиссии).

Обратите внимание!

Заказчикам – юридическим лицам, имеющим коллегиальные органы управления (например, открытым акционерным обществам), следует помнить, что исходя из формулировок п. 5 и частей первой и третьей п. 16 Положения о комиссии, должностные лица должны быть уполномочены на выполнение от имени заказчика организационно-распорядительных функций именно руководителем заказчика. Поэтому закрепления соответствующих полномочий руководителя обособленного подразделения, например, в Положении об этом подразделении, утвержденном наблюдательным советом или даже общим собранием, будет недостаточно. Также будет недостаточно и закрепления таких полномочий руководителя обособленного подразделения в уставе организации, так как он утверждается не руководителем, а собственником имущества либо участниками юридического лица.

Конкретный вид документа, наделяющего полномочиями соответствующее должностное лицо, законодательством о государственных закупках товаров (работ, услуг) не определен. Следовательно, не является обязательным издание приказа. Это может быть должностная инструкция, положение о структурном подразделении, обособленном подразделении, инструкция о порядке осуществления государственных закупок товаров (работ, услуг) организацией, порядок (регламент) осуществления таких закупок, иной документ. Главное, что он должен быть подписан или утвержден руководителем заказчика.

При этом руководителем заказчика могут быть уполномочены различные должностные лица не только на принятие соответствующих решений в зависимости от вида закупаемых товаров (работ, услуг), но и в зависимости от принимаемого решения. Например, при втором способе руководители обособленных подразделений могут быть уполномочены на утверждение составов комиссий и осуществление руководства ими при государственных закупках конкретных видов товаров (работ, услуг), но на принятие решения об отмене процедуры государственной закупки на любом этапе ее проведения в случаях, установленных п. 5 ст. 21 Закона о госзакупках, может быть уполномочен кто-либо из заместителей руководителя организации. Такой подход может быть использован для минимизации коррупционных рисков и усиления контроля за деятельностью комиссий.

Справочно:

п. 5 ст. 21 Закона о госзакупках:

«Заказчик (организатор) вправе отменить процедуру государственной закупки на любом этапе ее проведения в случае отсутствия финансирования, утраты необходимости приобретения товаров (работ, услуг), возникновения необходимости внесения изменений и (или) дополнений в предмет государственной закупки, требования к составу участников, требования к квалификационным данным участников, если такие требования были предусмотрены в соответствии с абзацем десятым пункта 1 настоящей статьи, а также в случае выявления заказчиком (организатором) нарушений при организации и проведении процедуры государственной закупки».

Подразделения, осуществляющие одинаковые функции, но на различных территориях

Существуют также организации, получающие бюджетные средства, обособленные подразделения которых выполняют одинаковые функции, но на различных закрепленных за ними территориях (в разных городских поселениях, районах или даже областях). Для обеспечения таких подразделений необходимо осуществление государственных закупок однородных товаров (работ, услуг).

Определим их специфические особенности.

Если пойти по пути, предложенному выше, т.е. формировать комиссию в каждом подобном обособленном подразделении отдельно, то это будет противоречить нормативному предписанию п. 4 ст. 20 Закона о госзакупках: «Объем (количество) однородных товаров (работ, услуг), составляющих предмет государственной закупки, не может составлять менее квартальной потребности в них, предусмотренной годовым планом государственных закупок». При этом, как было указано выше, имеется в виду квартальная потребность всей организации в целом.

В связи с этим организации, относящиеся к данному типу заказчика, должны формировать единую комиссию для осуществления государственных закупок однородных товаров (работ, услуг). Комиссия обычно формируется в «головном аппарате» организации.

Нюанс, который обязательно надо учитывать, заключается в следующем: при различной территориальной удаленности обособленных подразделений друг от друга, для обеспечения которых предназначается предмет государственной закупки, стоимость приобретаемого товара с учетом цены доставки до них может существенно отличаться. Решение этой проблемы также возможно 2 способами:

– либо четкое перечисление при описании предмета государственной закупки в соответствии с п. 1 ст. 20 Закона о госзакупках всех мест поставки и конкретных частей общего объема закупаемых товаров, подлежащих поставке в каждое из этих мест;

– либо распределение предмета государственной закупки и его объема (количества) по частям (лотам) в соответствии с п. 5 ст. 20 Закона о госзакупках, когда каждый лот определяется равным соответствующей потребности одного обособленного подразделения с указанием конкретного места поставки.

Обратите внимание!

В предыдущих абзацах мы говорили о товарах. Что касается государственных закупок однородных работ (услуг) для обеспечения территориально разобщенных обособленных подразделений, если они должны выполняться (оказываться) по месту расположения таких подразделений, то второй вариант из указанных выше представляется наиболее предпочтительным, так как он позволяет обеспечить участие в закупке различных местных подрядчиков (исполнителей услуг), а не только одного-двух участников, способных выполнить работы (оказать услуги) по месту нахождения сразу всех подразделений. Этот подход будет соответствовать принципу развития добросовестной конкуренции, закрепленному в абзаце пятом ст. 4 Закона о госзакупках.

Андрей Золотарев, юрист