Годовое общее собрание участников хозяйственного общества: порядок созыва и проведения

Образец решения о проведении годового общего собрания см. в рубрике «Правильный документ» на с. 33 журнала.

Общее собрание участников хозяйственного общества (далее – ОС) – высший орган управления хозяйственного общества.

Обязательным в соответствии со ст. 36 Закона является проведение очередного годового ОС (далее – годовое ОС).

Цель проведения годового ОС – представить участникам хозяйственного общества информацию о результатах деятельности общества за истекший финансовый год. Таким образом, проведение годового ОС предоставляет возможность участникам хозяйственного общества подвести итоги года хозяйственной деятельности организации.

Частями третьей, четвертой ст. 36 Закона установлены обязательные требования к содержанию повестки дня годового ОС – вопросам, которые обязательно должны быть рассмотрены участниками годового ОС.

На годовом ОС:

1) должны быть утверждены:

– годовые отчеты;

– годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность (данные книги учета доходов и расходов);

– распределение прибыли и убытков этого общества;

2) должны быть избраны:

– члены совета директоров (наблюдательного совета), если его образование предусмотрено Законом, иными законодательными актами и уставом хозяйственного общества;

– члены ревизионной комиссии (ревизор).

В повестку дня годового ОС могут быть также дополнительно включены любые другие вопросы.

Лица, имеющие право на участие в годовом ОС

Лицами, имеющими право на участие в годовом ОС, являются (ст. 37 Закона):

1) участники хозяйственного общества или лица, уполномоченные на то доверенностью, выданной им участниками хозяйственного общества. В доверенности должны быть четко определены право представителя на участие в годовом ОС и объем его полномочий, а также указано на наделение его правом голоса;

2) лица, которые приобрели права пользования и (или) распоряжения долей (частью доли) в уставном фонде (акциями) хозяйственного общества на основании договора, если иное не установлено законодательными актами;

3) лица, уполномоченные в соответствии с законодательными актами на управление наследственным имуществом в случае смерти участника хозяйственного общества.

Срок проведения годового ОС

Годовое ОС проводится в срок, установленный уставом, но не позднее 3 месяцев после окончания отчетного года (часть четвертая ст. 36 Закона).

Таким образом:

1. Срок проведения годового ОС указывается в уставе хозяйственного общества, но не может быть позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

2. Если в уставе хозяйственного общества срок проведения годового ОС не указан, оно должно быть проведено не позднее 31 марта следующего календарного года.

Справочно:

отчетным периодом для годовой отчетности является календарный год – с 1 января по 31 декабря, а для вновь созданных организаций – период с даты государственной регистрации по 31 декабря (п. 2 ст. 14 Закона о бухучете).

Нарушение срока проведения годового ОС влечет автоматическое прекращение полномочий членов совета директоров (наблюдательного совета) и членов ревизионной комиссии (ревизора). До момента проведения годового ОС они не могут осуществлять свои функции в прежнем составе, например совет директоров (наблюдательный совет) – принимать решение о совершении хозяйственным обществом крупной сделки, сделки с заинтересованностью аффилированных лиц.

Если хозяйственное общество состоит из одного участника

Годовое общее собрание в таком хозяйственном обществе не проводится, но единственный участник обязан принять решение по обязательным вопросам повестки дня годового ОС, предусмотренным частями третьей, четвертой ст. 36 Закона, в срок проведения годового ОС, определенный в уставе хозяйственного общества согласно правилам части четвертой ст. 36 Закона (часть восьмая ст. 36 Закона).

Порядок созыва и проведения годового ОС

Порядок созыва и проведения годового ОС устанавливается:

1) уставом хозяйственного общества;

2) локальными правовыми актами хозяйственного общества, утвержденными ОС (далее – ЛПА);

3) ст. 36–44 Закона.

Процедура созыва и проведения годового ОС структурно состоит из следующих этапов.

Справочно:

положения устава и ЛПА хозяйственного общества не должны противоречить правилам созыва и проведения годового ОС, предусмотренным Законом, если предусмотренные Законом нормы не являются диспозитивными (прямо предусматривают возможность установление «иного» в уставе или ЛПА).

Этап 1. Принятие решения о проведении годового ОС.

Документ – решение уполномоченного органа о проведении годового ОС.

Уполномоченный орган хозяйственного общества обязан принять решение о проведении годового ОС в сроки, установленные уставом хозяйственного общества (часть первая ст. 38 Закона).

Органами хозяйственного общества, уполномоченными принимать решение о проведении годового ОС, являются (см. таблицу):

Этап 2. Подготовка информации и документов, предъявляемых для ознакомления лицам, имеющим право на участие в годовом ОС.

До проведения годового ОС исполнительный орган обязан подготовить определенную информацию и документы по отчетному периоду (году), указанные в части восьмой ст. 39 Закона.

Подготовленная информация и документы должны быть доступны для ознакомления лицам, имеющим право на участие в годовом ОС, в следующие сроки (часть 10 ст. 39 Закона):

– не позднее чем за 20 дней до даты проведения годового ОС. Адреса мест, в которых можно с ней ознакомиться, указываются в извещении о принятии решения о проведении годового ОС;

– во время проведения годового ОС.

Этап 3. Извещение лиц, имеющих право на участие в годовом ОС.

Документ – извещение о принятии решения о проведении годового ОС.

Уполномоченный орган хозяйственного общества обязан известить лиц, имеющих право на участие в годовом ОС, о принятии решения о проведении годового ОС.

Срок извещения: не менее чем за 30 дней до даты проведения годового ОС (часть первая ст. 39 Закона).

Исключения:

1) уставом может быть предусмотрен меньший срок извещения (часть первая ст. 39 Закона);

2) если повестка дня годового ОС включает вопрос об избрании членов совета директоров (наблюдательного совета) кумулятивным голосованием – извещение должно быть направлено не менее чем за 50 дней до даты его проведения, если меньший срок не предусмотрен уставом (часть вторая ст. 39 Закона);

3) если проводится повторное годовое ОС, а первоначальное годовое ОС не состоялось вследствие отсутствия кворума – извещение должно быть направлено не менее чем за 10 дней до даты его проведения, если иной срок не предусмотрен уставом (часть четвертая ст. 39 Закона).

Формы извещения о принятии решения о проведении годового ОС (части пятая – шестая ст. 39 Закона):

а) заказное письмо – если уставом не предусмотрен иной способ направления извещения в письменной форме;

б) заказное письмо с уведомлением о вручении – если число участников общества менее 100 и если уставом хозяйственного общества не предусмотрен иной способ направления извещения;

в) вручение каждому участнику извещения под роспись;

г) опубликование в доступном для всех участников печатном средстве массовой информации, определенном в уставе – если это преду­смотрено уставом;

д) размещение на сайте общества в Интернете – если это предусмотрено уставом;

е) иные формы извещения, предусмотренные уставом (например, направление извещения по электронной почте).

Требования к содержанию извещения о принятии решение о проведении годового ОС предусмотрены частью седьмой ст. 39 Закона.

Этап 4 (факультативный). Принятие предложений о включении вопросов в повестку дня годового ОС.

Лица, имеющие право на участие в годовом ОС, имеют право вносить предложения (часть первая ст. 40 Закона):

1) о включении вопросов в повестку дня годового ОС;

2) выдвижении кандидатов в совет директоров (наблюдательный совет), ревизионную комиссию (ревизора).

Требования к содержанию предложений установлены частью третьей ст. 40 Закона.

Срок на поступление предложений в повестку дня годового ОС: 30 дней после окончания отчетного года, т.е. не позднее 30 января года, следующего за отчетным.

Справочно:

основания для отказа включения предложений в повестку дня годового ОС предусмотрены частью второй ст. 41 Закона.

Этап 5. Регистрация лиц, участвующих в годовом ОС.

Перед проведением годового ОС обязательно проводится регистрация лиц для участия в общем собрании.

Лица, не прошедшие регистрацию, не вправе принимать участие в голосовании (часть третья ст. 43 Закона).

Регистрацию участников годового ОС осуществляют:

а) исполнительный орган хозяйственного общества;

б) лицо, созывающее годовое ОС;

в) конкретное лицо или орган, обязанные осуществлять регистрацию участников годового ОС согласно уставу или ЛПА хозяйственного общества.

Участники годового ОС регистрируются при предъявлении ими документов, подтверждающих их полномочия (часть третья ст. 43 Закона). На основании данных регистрации определяется наличие кворума (правомочности) этого собрания.

Годовое ОС признается правомочным, если его участники обладают в совокупности более чем 50 % от общего количества голосов. В случае отсутствия установленного кворума годовое ОС должно быть проведено повторно с той же повесткой дня. Повторное общее собрание имеет кворум при наличии 30 % голосов и более (часть вторая ст. 43 Закона).

Для подтверждения наличия кворума и подсчета голосов при принятии решений годовым ОС может создаваться счетная комиссия.

Этап 6. Проведение годового ОС.

Документ – решение годового ОС, протокол годового ОС.

Годовое ОС может проводиться в очной, заочной или смешанной форме (часть первая ст. 42 Закона).

Годовое ОС проводится в общем порядке, установленном для проведения ОС Законом, уставом и ЛПА хозяйственного общества.

Годовое ОС ведет его председатель, избираемый на срок и в порядке, определенные уставом и (или) этим собранием. В обязательном порядке председатель или секретарь годового ОС (если это предусмотрено уставом) ведет протокол годового ОС.

Срок составления протокола годового ОС: не позднее 5 дней после закрытия годового ОС.

Требования к оформлению протокола предусмотрены ст. 47 Закона.

Решение годового ОС должно быть принято по всем вопросам повестки дня годового ОС.

По общему правилу, решения годового ОС принимаются простым большинством голосов (более 50 %) лиц, принявших участие в этом собрании (часть вторая ст. 45 Закона).

Решения годового ОС принимаются в форме открытого голосования либо голосованием бюллетенями (ст. 45 Закона).

Особенности:

1) при принятии решения об избрании членов ревизионной комиссии (ревизора) ЗАО, ОАО не принимают участия в голосовании лица, занимающие должности в органах управления ЗАО, ОАО, если это предусмотрено уставом ЗАО, ОАО (часть восьмая ст. 83 Закона);

2) решения о сроках выплаты дивидендов по простым (обыкновенным) акциям в ЗАО, ОАО принимается большинством не менее 2/3 от числа голосов лиц, принимающих участие в собрании акционеров (ст. 72 Закона);

3) уставом могут быть определены вопросы, для принятия решения по которым требуется квалифицированное большинство голосов или единогласное принятие решений (часть вторая ст. 45 Закона);

4) принятие решения по вопросам избрания членов совета директоров (наблюдательного совета) возможно посредством проведения кумулятивного голосования (часть третья ст. 39 Закона);

5) для утверждения годовых отчетов, годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (данных книги учета доходов и расходов) и распределения прибыли и убытков необходимо наличие заключения ревизионной комиссии (ревизора), а в установленных Законом случаях – аудиторского заключения (часть третья ст. 36 Закона).

Документы:

Закон Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020­-XII «О хозяйственных обществах» (Закон).

Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57­З «О бухгалтерском учете и отчетности» (Закон о бухучете).