Факсимиле вместо подписи: законодательство, практика и судебные решения

Факсимиле – это печать, которая оставляет на бумаге оттиск в виде подписи. Качественное факсимиле позволяет воссоздать подпись, практически не отличимую невооруженным глазом от собственноручной. Для руководителя, с одной стороны, это удобно: можно срочно подписать массу бумаг; а с другой – опасно: если не организовать работу на должном уровне, то документ, подписанный посредством факсимиле, может оказаться недействительным.

На каких документах законодательство разрешает ставить факсимиле и какова позиция суда в отношении факсимиле?

Факсимиле на договоре

Гражданское законодательство не определяет и не раскрывает понятие факсимиле, но при этом разрешает использовать факсимиле при совершении сделок. Так, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п. 2 ст. 161 ГК). В настоящее время случаи и порядок использования факсимильной подписи гражданским законодательством не предусмотрены, соответственно у субъектов есть только один способ «узаконить» факсимильную подпись: предусмотреть возможность ее проставления в договоре.

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Важно!

Обязательно решите вопрос об уничтожении факсимиле в случае увольнения работника, подпись которого была воспроизведена. Факт уничтожения лучше оформить приказом и актом об уничтожении факсимиле.

Рекомендация

Соглашение сторон об использовании факсимильной подписи можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст договора. Рекомендуем не только установить в договоре саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Только в этом случае факсимиле будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.

Важно!

Соглашение об использовании факсимильной подписи необходимо подписать собственноручно.

Важно!

Не допускается использование факсимиле для подписания кадровых документов.

У специалистов, высказывающих мнения в публицистической литературе по поводу факсимиле, очень разные взгляды на юридическую силу договоров, подписанных с ее использованием: от категорического неприятия до приравнивания к юридической силе подлинной подписи. Споры по этому вопросу длятся уже не один год. Но практика показывает, что субъекты хозяйствования, работники государственных органов и банков в подавляющем большинстве случаев отказываются принимать документы, а уж тем более договоры, подписанные факсимиле, либо принимают, но в качестве копии, требуя при этом в дальнейшем представить оригинал. Таким образом, практика хозяйственной деятельности показывает, что факсимильная подпись не выполняет функции надлежащего удостоверения документа или договора, поскольку она не дает возможности достоверно установить, что именно тот человек, чья фамилия стоит под документом (договором), поставил данную подпись.

Обратимся к судебной практике.

Ситуация

Общество с ограниченной ответственностью «А» (далее – ООО «А») предъявило иск к коммунальному унитарному предприятию «Б» (далее – КУП «Б») о взыскании 8 767 317 руб. долга и процентов. В исковом заявлении ООО «А» указало, что представитель КУП «Б» подписал договор поставки, заключенный указанными сторонами 15 октября 2008 г., посредством факсимильной подписи. На основании этого ООО «А» требовало признать договор поставки незаключенным и взыскать указанные денежные средства*.

Суд удовлетворил исковые требования.

Позиция суда

Рассмотрим, какие были использованы доказательства и почему суд вынес такое решение.

Сделки совершаются устно или в письменной форме (ст. 159 ГК). Сделка, для которой законодательными актами не установлена письменная (простая или нотариальная) форма, может быть совершена устно (ст. 160 ГК). В силу ст. 163 ГК сделки между юридическими лицами подлежат заключению в письменной форме. Следовательно, в рассматриваемом случае договор поставки между спорящими сторонами должен был быть заключен в письменной форме.

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. В силу ст. 161 ГК использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

Суд исследовал договор и другие документы, представленные сторонами, и пришел к выводу, что ни договором, ни каким-либо иным соглашением сторон использование факсимиле подписи при заключении сделки как в письменной, так и устной форме не было предусмотрено.

Согласно ст. 49 ГК право на заключение сделки предоставлено руководителю юридического лица в соответствии с учредительными документами.

В процессе исследования доказательств было выяснено, что директор КУП «Б» Иванов И.И. с 14 октября по 15 ноября 2008 г. (т.е. в период подписания договора) находился в трудовом отпуске. Исполнение обязанностей директора на период его отпуска было возложено на главного инженера Петрова П.П., который вправе был выступать от имени юридического лица. Главный инженер при заключении договора вместо своей собственной подписи поставил факсимильную подпись директора. Таким образом, суд констатировал, что со стороны ответчика (КУП «Б») договор нельзя считать подписанным надлежащим образом, поскольку было использовано факсимиле подписи директора при отсутствии соглашения сторон о его использовании.

Дополнительно на судебное заседание был вызван директор КУП «Б», который данный договор не одобрил и пояснил, что никого не уполномочивал на заключение данного договора и проставление факсимиле его подписи. Таким образом, суд установил отсутствие волеизъявления должностного лица на использование факсимиле.

На основании изложенного суд сделал вывод о том, что договор поставки № 212 от 15.10.2008 в установленном порядке между сторонами не был заключен.

Таким образом, при установлении факта заключенности или незаключенности договора суд выясняет 2 обстоятельства:

1) заключалось ли сторонами в любой форме соглашение об использовании факсимильной подписи;

2) согласны ли обе стороны в момент судебного разбирательства на правомерность использования факсимильной подписи.

И, если между сторонами отсутствует такое соглашение и хотя бы одна из сторон оспаривает применение факсимиле, суд не примет во внимание подписанные факсимиле документы, а договор признает недействительным.

Справочно:

по взаимной договоренности сторон в договоре можно предусмотреть проставление образцов личных подписей и их факсимильных воспроизведений.

Случаи, когда суд соглашается признать факсимиле

Случаи принятия судами противоположного решения имеют место, но это редкое исключение из правил. Мы не нашли в открытых источниках ни одного подобного дела из практики белорусских судов, но есть решения российских судов, которые имеет смысл рассмотреть, чтобы выяснить позицию суда при принятии положительного решения.

Так, некоторые суды полагают, что если получен договор, подписанный факсимильным способом, и при этом контрагент его безоговорочно акцептовал (т.е. выполнил определенные встречные обязательства), то это означает его согласие на проставление факсимиле и на все условия данного договора. Кроме того, если ни одна из сторон не заявляет о недействительности договора по причине использования факсимиле, то это должно означать, что в данном вопросе достигнуто согласие, хотя и отсутствует письменное соглашение. Следовательно, договор заключен и влечет для его сторон правовые последствия.

Пример 1

Федеральный арбитражный суд Московского округа, рассматривая дело № КГ-А40/5478-07, указал, что согласно ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. И если поставленная на актах и накладных факсимильная подпись не вызвала возражений заказчика, вопрос снимается*.

Документ:

Гражданский кодекс Российской Федерации (далее – ГК РФ).

Кроме того, суды при вынесении положительных решений учитывают специфику отношений между контрагентами.

Пример 2

При рассмотрении Федеральным арбитражным судом Дальневосточного округа дела № А51-13268/2006-24-417 выяснено следующее: на спорных документах имелась подпись продавца, выполненная путем факсимиле, которое, как подчеркнул суд, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ является аналогом собственноручной подписи и использование которого допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными нормативными актами или соглашением сторон. В связи с этим суд пояснил, что в рассматриваемом случае использование факсимильной подписи было обусловлено спецификой выполнения сторонами по контракту его условий, в т.ч. и географической отдаленностью участников сделки, что, по мнению суда, не противоречило названной норме ГК РФ*^*.

Рассмотрение российской судебной практики имеет смысл для белорусских субъектов хозяйствования, так как, во-первых, спор по заключенному с российским партнером договору может рассматриваться российским судом, и, во-вторых, при практически аналогичных нормах законодательства наших стран по вопросу юридической силы факсимиле позиция белорусских судов также может оказаться схожей.

Рекомендация

Субъект хозяйствования, в судебном разбирательстве по вопросу юридической силы документа, подписанного с использованием факсимиле, может воспользоваться российской судебной практикой и обосновать свою позицию теми же аргументами, которые использовались российским арбитражным судом.

Как правильно составить договор, чтобы факсимильная подпись имела юридическую силу?

Включить в договор условие о признании юридической силы факсимильной подписи. При этом следует перечислить документы, в которых она будет использоваться, но не вносить в этот список финансовые документы или документы строгой отчетности (платежные поручения или требования, накладные и др.), поскольку для таких документов законодательство предусматривает только личную подпись.

Примеры формулировок:

«Стороны допускают воспроизведение подписей уполномоченных на заключение договора лиц с помощью средств механического или иного копирования подписи (факсимиле), а также электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Кроме того, Стороны позволяют использовать факсимиле на документах, указанных в настоящем Договоре как обязательные, при проведении всей сделки или ее этапов. При этом факсимиле и ЭЦП будут иметь такую же юридическую силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица».

«Стороны вправе использовать факсимильное воспроизведение подписей уполномоченных лиц Сторон (факсимиле) при подписании следующих документов, прилагаемых к настоящему Договору: спецификации, ассортиментного перечня, счет-фактуры, акта выполненных работ. Указанные документы, подписанные с использованием факсимиле, считаются оригиналами и имеют юридическую силу».

Юлия Кудрявец, юрист