ЭСЧФ выставлен с опозданием: как действовать в такой ситуации?

При применении электронных счетов-фактур (далее – ЭСЧФ) организации сталкиваются с проблемами технического, технологического и человеческого характера. Это грозит серьезным риском дополнительных убытков для организации-покупателя. Одним из таких рисков является, например, выставление ЭСЧФ позже установленных законодательством сроков. Эту проблему необходимо решать еще до ее возникновения посредством предупредительных мер.

Рассмотрим возможные варианты решений.

Документ:

Налоговый кодекс Республики Беларусь (далее – НК).

Справочно:

электронный документооборот ЭСЧФ между продавцами и покупателями с 1 июля 2016 г. осуществляется с использованием Портала электронных счетов-фактур www.vat.gov.by, являющегося информационным ресурсом Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь (п. 3 ст. 106 НК).

В какие сроки оформляются ЭСЧФ?

ЭСЧФ оформляется при каждом обороте по реализации активов (товаров, услуг, работ, имущественных прав). ЭСЧФ не должена составляться раньше даты фактического совершения сделки или позже 5-го числа месяца, следующего за месяцем реализации.

ЭСЧФ составляется при ввозе товаров в Беларусь с территории стран – членов ЕАЭС и из прочих государств. В этих случаях срок подачи ЭСЧФ совпадает с датой уплаты (зачета) НДС.

Однако этот момент не может наступить ранее дня подачи в МНС заявления о ввозе товара (с территории ЕАЭС) или таможенной декларации на товары (при ввозе из прочих стран).

Кроме того, этот срок не может быть позднее:

– 20-го числа месяца, идущего за месяцем учета импортных товаров, – при ввозе из стран ЕАЭС;

– 5-го числа следующего месяца после выпуска товаров согласно таможенной процедуре – при ввозе из других государств.

На практике довольно часто возникают ситуации, когда ЭСЧФ выставляется с опозданием, т.е. в налоговом периоде, следующем за периодом, когда товары (работы и услуги) были приобретены и оприходованы. Такая ситуация ставит покупателя в зависимость от правильности работы продавца. Если ответственность составителя ЭСЧФ перед государством четко определена, то покупателю значительно сложнее взыскать с продавца возможный ущерб при неправильном определении НДС к зачету. Подписанный ЭСЧФ нужен в основном покупателю для принятия вычета НДС, поэтому он по большей части и страдает от невовремя выставленного или совсем не выставленного ЭСЧФ.

Обратите внимание! Административная и иная ответственность для продавцов, которые не выставили ЭСЧФ, законодательством не предусмотрена.

Справочно:

постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 25.04.2016 № 15 «Об установлении формы электронного счета-фактуры и утверждении Инструкции о порядке создания (в том числе заполнения), выставления (направления), получения, подписания и хранения электронного счета-фактуры» утверждены форма ЭСЧФ и Инструкция о порядке создания, заполнения, выставления (направления), получения, подписания и хранения ЭСЧФ.

Как решается проблема?

Вариант 1. Включить в договор условия, определяющие обязанность по выставлению ЭСЧФ и ответственность за несвоевременное ее выставление.

Это может быть примерно такая формулировка:

«Продавец обязуется в срок не позднее 5-го числа (вариант: 15-го числа) месяца, следующего за месяцем отгрузки товара (варианты: оказания услуги, этапа выполнения работ), выставить Покупателю электронный счет-фактуру посредством Портала электронных счетов-фактур.

В случае нарушения Продавцом условий настоящего пункта Договора он уплачивает Покупателю штраф в размере суммы налога на добавленную стоимость, которую Покупатель не смог принять к вычету.

Продавец не несет ответственности перед Покупателем в случае невозможности выставления электронного счета-фактуры по не зависящим от него причинам: недоступность Портала, отсутствие каналов связи с Порталом, сбой в работе программного обеспечения, используемого для обращения электронных счетов-фактур и в других случаях, предусмотренных законодательством, о чем письменно уведомляет Пользователя в срок до 5-го числа (вариант: 15-го числа) месяца, следующего за месяцем оказания услуги».

В договорах также можно предусматривать конкретный размер штрафа для таких случаев или устанавливать пеню, т.е. неустойку в процентном отношении к сумме, на которую выставлен ЭСЧФ.

Справочно:

сочетание обоих видов штрафа является неправомерным, так как двойная ответственность за одно и то же правонарушение невозможна.

Вариант 2. Задержка покупателем платежей, полагающихся с него продавцу.

Чтобы использовать такой способ, необходимо включить в договор условие о том, что в случае нарушения порядка выставления ЭСЧФ покупатель оставляет за собой право задержать очередной платеж по сделке. Такое условие делает задержку платежа правомерным действием. Правовым основанием указанных действий являются ст. 11 и 13 ГК.

С этой целью предлагаем следующую формулировку соответствующего условия договора:

«В случае нарушения порядка, предусмотренного ст. 106¹ Налогового кодекса Республики Беларусь, либо непредставления в письменной форме уведомления о невыставлении электронного счета-фактуры не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем отгрузки товара (работ, услуг), Покупатель вправе задержать оплату за поставленный товар (работу, услуги) на сумму неподтвержденного налогового вычета на весь период непредставления Поставщиком надлежащих документов.

При этом данная просрочка платежа не является коммерческим займом, штрафные санкции, предусмотренные настоящим Договором за просрочку платежа, на нее не распространяются».

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Вариант 3. Заключить дополнительное соглашение к договору, предусматривающее ответственность за невыставление ЭСЧФ.

Этот способ применим в тех случаях, когда договор уже заключен и исполняется, а предварительные меры предприняты не были. Возможны определенные трудности с применением данного способа, однако он не менее эффективен, чем первый.

В дополнительном соглашении целесообразно закрепить:

– ссылку на порядок выставления ЭСЧФ, установленный законодательством (ст. 106¹ НК);

– случаи, когда применяется ответственность;

– размер ответственности.

Случаями, когда применяется ответственность за невыставление ЭСЧФ, могут быть, в частности:

– недоступность Портала (в т.ч. из-за отсутствия электропитания и (или) выхода из строя оборудования (его части));

– недостаточность ресурсов Портала;

– недоступность и (или) отсутствие каналов связи с Порталом, включая недостаточность ширины каналов связи с Порталом;

– сбои в работе программного обеспечения (баз данных), используемого для обращения ЭСЧФ;

– выход из строя рабочего компьютера, на котором установлена учетная (бухгалтерская) система либо с которого осуществляется работа на Портале;

– отсутствие выхода в Интернет в связи с неполадками необходимого для этого оборудования у плательщика либо у провайдера;

– сбои в работе учетной (бухгалтерской) системы, повлекшие невозможность выставления (направления на Портал) ЭСЧФ.

Формулировка ответственности может быть такой:

«В случае нарушения порядка, предусмотренного п. 6.1 и 6.2 настоящего Договора, Покупатель вправе задержать оплату за поставленный товар (работу, услуги) на период ___________________ на сумму неподтвержденного ЭСЧФ налогового вычета. При этом данная просрочка платежа не является коммерческим займом, штрафные санкции, предусмотренные настоящим Договором за просрочку платежа, на нее не распространяются.

При непредставлении ЭСЧФ более 2 отчетных периодов подряд без указания причин Поставщик уплачивает Покупателю штраф в размере 100 % налогового вычета, не подтвержденного ЭСЧФ».

Указанные меры не являются универсальными, но они помогут организации стимулировать контрагента к выполнению обязанностей, установленных законодательством (за неисполнение которых ответственность пока не установлена), превратив их в договорные обязательства (ответственность за которые можно установить в самом договоре).

В данной статье приведены только договорные способы решения проблемы «опоздавшего» ЭСЧФ. Об иных способах мы продолжим разговор в следующих номерах журнала.

Юлия Кудрявец, юрист