Что писать: докладную или служебную записку?

На практике часто вместо докладной составляют служебную записку. В чем разница между этими документами? Возможно ли использование служебных записок вместо докладных? В статье дадим четкое представление о том, в какой ситуации составление какого вида документа будет уместно, а также объясним правила оформления реквизитов и приведем образцы документов.

Для чего служит докладная записка?

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции № 4).

Другими словами, докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся:

• на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений);
• отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся:

• на внутренние – адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5;
• внешние – адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.

Текст докладной записки состоит из двух частей – вводной и основной.

Во вводной части излагают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. В докладной записке необходимо сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу. Текст записки излагается от первого лица единственного числа.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Рекомендация

При оформлении докладной записки избегайте «вступительных речей»: не нужно писать «Довожу до Вашего сведения», «Обращаюсь к Вам, потому что...» и т.д.

Пример оформления докладной записки

Юридический отдел                                                                                                  Директору ООО «Свиль»

                                                                                                                                          Афанасевичу О.Н.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

08.02.2016 № 25                                                                                         

г. Минск

О командировании

В связи с необходимостью представления интересов ООО «Свиль» в экономическом суде Могилевской области по делу № 4712-Х/2016 при рассмотрении судебного спора прошу с 11.02.2016 по 12.02.2016 командировать Иванова А.А., юрисконсульта I квалификационной категории, в г. Могилев.

Приложение: копия определения о принятии искового заявления и возбуждении производства по делу от 21.01.2016 № 21 на 1 л. в 1 экз.

Начальник юридического управления                               Подпись                               Н.В. Галицкая

Справочно:

предложение о направлении в служебную командировку за границу оформляется в виде письма или докладной (служебной) записки.

Как правильно оформить служебную записку

В Инструкции № 4, а также в унифицированной системе организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Несмотря на данный факт, его можно встретить в документообороте многих организаций. Является ли использование такого вида документа неправомерным? Нет. Объясним, почему.

Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Справочно:

УСОРД является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).

Так, служба документационного обеспечения (ДОУ) либо кадровая служба осуществляет разработку:

• табеля и альбома унифицированных форм документов организации;
• и проектирование бланков документов;
• мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации).

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации (например, в инструкции по делопроизводству организации) (часть вторая подп. 138.2 п. 138 Инструкции № 4).

Рекомендация

В целях документационного обеспечения разных процессов организация может разработать формы необходимых документов самостоятельно и утвердить их приказом руководителя организации. После разработки их следует включить в табель и альбом унифицированных форм документов организации, а также указать их в инструкции по документообороту организации.

При составлении служебной записки следует руководствоваться СТБ 6.38-2004 в целях единства оформления управленческой документации.

Важно!

Правильное указание реквизитов в документах прямо влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.

В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную записку?

Служебная записка, как и докладная, не относится к кадровым документам (приказы, распоряжения по личному составу; личные дела; график трудовых отпусков и др). Как правило, их составляют по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебная записка создает переписку между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Документ:

СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта  Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее – СТБ 6.38-2004).